“Het systeem zijn we zelf”

Ruim 35 mensen, vooral medewerkers en een enkele student, hebben zich verzameld in de voormalige raadszaal van de Provinciale Staten – tegenwoordig UU grondgebied. De Strategisch Plan bijeenkomst van vandaag staat in het teken van de veerkrachtige organisatie. Hoe veerkrachtig en responsief is de UU eigenlijk? “Blijkbaar zijn we veerkrachtig. We bestaan immers al 380 jaar. Als universiteit zijn we altijd al bezig met discontinuïteit en verandering” aldus universitair docent en bestuurssecretaris Henk van Rinsum tijdens zijn gesproken column. “Het gaat overigens niet om responsiviteit; het gaat erom hoe proactief we zijn.”

‘Waarom’ vraag

Resultaten uit het verleden zijn echter geen garantie voor de toekomst. En sommige aanwezigen menen dat de UU nog niet veerkrachtig genoeg is. “Mensen houden vast aan routines en structuren zetten de boel vast. Veerkracht is nu vaak het absorberen van nieuw beleid zonder dat er iets verandert”.

Wat helpt? “Gekwalificeerde en betrokken medewerkers, vermindering van de regeldruk, vrijheid en een open mind en een innovatief klimaat. En vaker stilstaan bij de vraag ‘wat doen we en waarom?’ in plaats van te snel doorschieten naar ‘hoe pakken we het aan?’” aldus enkele deelnemers.   

Interdisciplinariteit

Het belang van over grenzen heen kijken en leren van elkaar wordt vandaag meermaals benadrukt. Voor studenten is dit echter niet altijd even eenvoudig, aldus student en voormalig U-Raadslid Rhea van der Dong. “Studenten worden nu vaak gehinderd als ze vakken bij ander opleidingen willen doen. Ze worden niet gestimuleerd om te kijken buiten hun vakgebied. Dit is echt nodig voor de toekomst! Maatschappelijke problemen laten zich niet vangen binnen een vakgebied”.

Via een uitstapje naar ‘Zen and the Art of Motorcycle Maintenance’ ( “…. they think control of church buildings implies control of the church”), een verdere verkenning in kleinere groepen en een afsluitende plenaire discussie komen thema’s als redundantie en innovatiekracht, samenwerken en leiderschap aan de orde:

Redundantie en innovatiekracht

• ‘Redundantie is een belangrijke voorwaarde voor innovatiekracht. Het betekent in deze context dat er ruimte (tijd) en flexibiliteit in het werk wordt ingebouwd om af en toe iets nieuws uit te proberen. Niet volledig lean georganiseerd zijn. Redundantie kost geld. Het is dus een bewuste keuze. Regels (gecontroleerd) opruimen zou geld hiervoor kunnen opleveren.’
• ‘Je zou maar jonge onderzoeker zijn, dan is het soms moeilijk om je hoofd boven water te houden. Te weinig ruimte om onderzoek te doen als je nog net niet weet wat het gaat worden. Er is meer vrije ruimte nodig voor onderzoekers.’
• ‘Maak duidelijk wat de kaders /routines zijn die niet (meer) ter discussie staan (dat scheelt weer tijd) en over welke onderwerpen we wel discussiëren en ontwikkelen.’
• ‘Meestal gaan we met meer geld nieuwe dingen doen. We kunnen ook met meer geld bestaande dingen beter doen.’

Samenwerken en interdisciplinariteit

• ‘Als we goed voorbereid willen zijn op de toekomst, dan is ook diversiteit van belang.’
• ‘Organiseer/faciliteer samenwerking/netwerkvorming. Leer van elkaar en gebruik de denkkracht van de organisatie.’
• ‘Er zijn voldoende platformen voor dialoog. De wil is er. Het gaat er ook om met welke mindset je het gesprek ingaat. Mensen hebben de neiging om vanuit het belang van de achterban te denken.’
• ‘Laten we meer samenwerken vanuit eigen professionaliteit (wie en wat is nodig voor het vraagstuk) en minder vanuit structuren/disciplines/faculteiten.’
• ‘Koester de usual suspects die al gewend zijn om over grenzen heen samen te werken en probeer die groep uit te breiden. Ga op zoek naar de ware ‘omnivoren’.’

Leiderschap

• ‘Moet zich uiten in minder strakke structuren, meer ruimte voor medewerkers.’
• ‘Leiders/organisatie moeten de kernwaarden voorleven: samenwerken, over grenzen heen kijken is vanzelfsprekend.’
• ‘Mandaten liggen erg hoog in de organisatie, maakt het lastig om vanuit de werkvloer koers bij te stellen. Geef ruimte voor eigen invulling op de werkvloer.’
• ‘Laten we op alle niveaus ruimte geven aan mensen. Met focus op resultaat (wat) in plaats van proces (hoe). High trust, low tolerance.’
• ‘Die zeven kantjes (red: een veelbesproken UU formulier) zijn het resultaat van een proces waarover iedereen zijn plasje heeft gedaan. We hebben het onszelf aangedaan. Het systeem zijn we zelf.’